El distanciamiento social está demostrando más que nunca que las personas están destinadas a estar juntas. Por supuesto, es probable que el contexto actual tenga un impacto a largo plazo en el deseo de las personas de asistir personalmente a conferencias o eventos. Pero la situación también ha creado un laboratorio sin precedentes para aprender nuevas formas de agregación.
Después de las primeras semanas de confusión, durante las cuales muchos eventos simplemente se pospusieron, se dio cuenta de que muchos eventos se cancelaron o se movieron digitalmente. Este cambio de enfoque ha llevado a todos a reconsiderar cómo llegan a audiencias a gran escala y las experiencias que se les brindan a través de eventos virtuales. Esto es lo que viene a la mente de estos meses de experimentos:
Más cine que teatro.
En línea o en persona, las personas se presentan en eventos para aprender, establecer contactos y descubrir. Esto no cambiará. Pero satisfacer estas necesidades en una plataforma digital tanto como sea posible requiere algunos cambios estratégicos clave. Empezando por la producción. Si bien los eventos en persona son más teatrales y de naturaleza espontánea, los eventos virtuales requieren un enfoque cinematográfico. Una conferencia en el sitio no se traduce en una sala de chat.
Al producir eventos virtuales, sería bueno pensar en "episodios". El público no está cautivado por una transmisión de una hora de una sola cámara dirigida a una persona en el escenario. En su lugar, planifique esa hora en segmentos. Utilice varias cámaras y marcos para cambiar los ángulos. Se puede crear una experiencia dinámica para dar ritmo y enfocar la atención, incluso si los distintos invitados están sentados a tres pies de distancia (o en sus hogares).
Adaptarse al formato
Así como hay que adaptar la estrategia de producción, los presentadores deben adaptar su estilo a la cámara y ya no a la idea de escenario. Esto requiere práctica. Muchos presentadores experimentados son teatrales, entrenados para proyectar y llenar la sala con su presencia. Ahora, la pantalla a llenar es la de un monitor. No hay (y no debería haber) un PowerPoint proyectado como fondo. No hay multitud, por lo que debe aprender a tener una conversación atractiva con la audiencia directamente a través de la cámara, una lección que incluso los presentadores de noticias están aprendiendo de primera mano en este momento.
Convierta un evento unidireccional en una conversación
Hay varias formas de permitir que los asistentes al evento interactúen con los presentadores y la audiencia durante una conferencia virtual. Nuevamente, los mejores resultados provienen de una planificación anticipada. Por ejemplo, conéctese a través de sus propias comunidades sociales donde los espectadores ya están comprometidos puede ayudar a entablar una conversación previa al evento y hacer que la gente participe más o haga preguntas. Permitir que los asistentes interactúen entre sí y hagan preguntas de antemano también puede ayudar a los presentadores a prepararse para abordar lo que es importante para su audiencia.
De cualquier manera, los moderadores juegan un papel importante en la construcción de la conversación. Más que simples monitores de salas de chat virtuales, deben trabajar con los presentadores para involucrar a la audiencia en vivo. En lugar de una presentación de 45 minutos seguida de 15 minutos de preguntas y respuestas, por ejemplo, fomente la participación en tiempo real. Utilice un moderador para fomentar la conversación y crear una experiencia dinámica.
Tener una audiencia global en mente
Los eventos virtuales rompen las barreras geográficas a la participación. También es posible crear (o extender) un evento a diferentes zonas horarias para que los participantes puedan experimentarlo en vivo donde sea que estén. Puede aprovechar las plataformas de conferencias digitales, como Microsoft Teams, que permiten subtítulos y traducción para los comentarios del orador para que los miembros de la audiencia puedan ver los subtítulos en su idioma local.
También sirve para visibilizar las sesiones y conversaciones posteriores al evento, especialmente si son eventos de formación interna. Publique grabaciones de eventos en plataformas como Quejarse o Lugar de trabajo de Facebook permite a las personas relacionarse con ellos cuando es más cómodo para ellos.
Presta atención al camino de la audiencia.
Los eventos son momentos importantes e intensos de la relación con el público o con sus clientes. Existe una hoja de ruta clara para involucrar a los participantes en los eventos físicos: desde las comunicaciones previas al evento hasta la participación en el lugar, pasando por la información detallada al final del evento. Los eventos digitales también requieren diferentes métodos de participación antes, durante y después.
Por ejemplo, el medio virtual es ideal para el aprendizaje autónomo. Una buena manera de involucrar a los asistentes sería animarlos a completar la "tarea" antes de que comience el evento. Una oportunidad para un mayor aprendizaje en línea o la oportunidad de obtener la certificación más adelante.
Entrar en una perspectiva de crecimiento
Aunque el camino a seguir es incierto, es poco probable que la demanda de grandes conferencias en vivo vuelva a los volúmenes anteriores en el corto plazo. Los organizadores de eventos, productores y comercializadores deberán encontrar nuevas formas de involucrar al público. Desde la planificación hasta la producción y el evento real, se deben valorar los aspectos positivos de los eventos virtuales y maximizar cada plataforma en beneficio de los clientes. Incluso a la luz de los desafíos que enfrentan muchos, este momento de cambio significativo puede ayudar a aclarar por qué le pedimos a la audiencia que pase su tiempo con nosotros.
