Imagínese: la oficina financiera de la empresa parece un campo de batalla. Montones de papeles caen al suelo, los directivos hacen clic en las celdas de las hojas de cálculo, las bandejas de entrada se llenan de notificaciones y el directivo intenta desesperadamente encontrar una explicación a los 1.750 € de gastos excesivos del mes pasado. Romper. ¿Cómo llegamos a esta situación? Es muy sencillo: se trata de la oficina de una empresa que todavía no utiliza tarjetas de gastos corporativas. Tratemos de entender qué provocó estos problemas financieros y cómo librarnos de ellos.
Las raíces del caos en la gestión de gastos
Por supuesto, un caos así no se produce de la noche a la mañana. Viene precedido de meses o incluso años de utilización de sistemas tradicionales de contabilidad, análisis y control de gastos. Los empleados sacan el dinero que necesitan de las cajas chicas o hacen sus propias compras y esperan pacientemente el reembolso. Si necesitan cantidades mayores, escriben solicitudes a sus gerentes, cuyo procesamiento puede tardar varios días o semanas.
En esta situación no hay ganadores: los documentos se acumulan, los pagos se retrasan y el trabajo de la empresa sufre una ralentización inevitable. Ahora, imaginemos que la empresa crece, abre nuevas unidades estructurales, contrata trabajadores autónomos y aprovecha el trabajo remoto. Ya hemos visto el resultado: una situación crítica que amenaza con crear una verdadera explosión burocrática.
Las tarjetas de gasto, héroes anónimos de las finanzas
¿Es posible decir basta y poner fin a esta confusión? ¡Sí! Las tarjetas de gastos brindan a los empleados un nuevo nivel de libertad de compra y aumentan la eficiencia de los flujos de trabajo en la empresa. Además, simplifican significativamente el trabajo de los departamentos financieros al transferir datos a plataformas basadas en la nube como Negocios de Wallester, que cuentan con herramientas avanzadas de control y análisis de gastos.
Sí, no es posible librarse del caos con un solo esfuerzo voluntario. Sin embargo, a medida que se integren nuevas tecnologías, su escala comenzará a reducirse, primero al desorden controlado habitual en las grandes corporaciones, y luego al orden absoluto.
¿Cómo se verá la misma oficina un mes después de activar y conectar las tarjetas de gastos comerciales? Los escritorios estarán absolutamente limpios y libres de todo tipo de papeles, porque todos los documentos han sido procesados electrónicamente. Los empleados pudieron digitalizar recibos mediante aplicaciones móviles. Los gerentes pueden examinar de cerca todos los informes detallados y evaluar la situación actual de un vistazo para identificar gastos no autorizados y resaltar categorías de compra prioritarias. El gerente trabaja con un panel interactivo y crea presentaciones para la alta gerencia en minutos.
La magia de las tarjetas de compra
¿Cómo funciona? ¿Cómo nuestra oficina imaginaria superó el caos y puso orden con la ayuda de herramientas de pago simples? Analicemos los detalles:
- El uso de soluciones complejas, como la plataforma Waller, permite abandonar la contabilidad en papel. Todas las transacciones se registran en línea en el servicio en la nube y no requieren duplicación de diarios, libros y registros.
- La digitalización abre oportunidades para la automatización. En lugar de seleccionar manualmente la categoría de gasto deseada, el gerente puede simplemente hacer clic para confirmar el procesamiento del cheque. El sistema encontrará la sección necesaria según el código de transacción y los detalles de la contraparte.
- El uso de tarjetas de gasto elimina la necesidad de pagar en efectivo. Cada instrumento de pago está vinculado a una cuenta comercial común. Todo está bajo control y ninguna transacción pasa por el departamento de contabilidad y finanzas.
- Las soluciones modernas permiten utilizar herramientas de control preventivo: en lugar de lidiar con las consecuencias, es posible anticiparlas y bloquear una transacción sospechosa. Por ejemplo, la plataforma Wallester Business le permite establecer límites en la cantidad y dirección del gasto para cada tarjeta individual.
- Las plataformas en la nube procesan información en tiempo real. De esta manera obtendrás dos beneficios al mismo tiempo. En primer lugar, el gerente ve el efecto de sus decisiones de gestión en cuestión de segundos después de la transacción. En segundo lugar, las transacciones particularmente importantes y críticas se pueden aprobar en línea, haciendo clic en un botón en la interfaz web o tocando una aplicación móvil.
- A medida que la empresa crece, el sistema de contabilidad y control se adapta automáticamente. Sí, es posible que necesites cambiar a otro plan tarifario, pero también puedes hacerlo online, sin tener que presentar solicitudes en papel ni otros trámites burocráticos. Cuando se trata de soluciones de alta gama como Wallester, la plataforma puede expandirse internacionalmente, permitiéndole elegir otras monedas para los pagos.
Recupere el control de sus gastos con tarjetas de presentación
La mayoría de la gente imagina que las empresas modernas son muy dinámicas y adaptables a cualquier fluctuación del mercado. Pero la dura verdad es que muchas empresas siguen atadas a la tradición, incluso cuando se trata de contabilidad, gestión de gastos y análisis. Todo esto ralentiza las operaciones y provoca un descontento generalizado en todos los niveles, desde los cajeros hasta los gerentes de ventas y los directores ejecutivos.
Pero la gestión de gastos no tiene por qué ser obsoleta y caótica. Con las tarjetas de gastos comerciales, puede dejar atrás el estrés de los recibos perdidos, los reembolsos interminables y los misterios presupuestarios. Ya sea que tenga una empresa nueva o una gran empresa, plataformas como Wallester Business le brindan las herramientas que necesita para optimizar sus finanzas y recuperar el control.
Entonces, ¿qué te detiene? ¿Tal vez sea hora de decir adiós al caos y dar la bienvenida a un gasto más simple e inteligente? Tu equipo y tu cordura lo agradecerán.
