"Oye, ¿podemos tener reuniones más breves y atractivas?"
Es la pregunta que el CEO del software jim szafranski recibe de prácticamente todos sus clientes, desde nuevas empresas hasta compañías Fortune 100. Porque el punto es que: los clientes buscan cada vez más orientación experta sobre cómo reducir los tiempos de reunión en vivo a 15 minutos o menos.
Los clientes solo quieren tres cosas en este momento: aumentar los contactos entre el personal y mejorar la productividad en esas reuniones. y quieren reducir los problemas de agotamiento causado por la fatiga de Zoom.
Los clientes de Prezi no están solos: cerca de la mitad de los ejecutivos entrevistado por el consultor Korn Ferry ya en 2019 afirmó que pasar demasiado tiempo en las reuniones los distraía del trabajo. Luego también llegó el Covid. ¿Qué haces ahora?
Reuniones de 15 minutos son suficientes y avanzan
Szafranski sugiere organizar partes de la reunión con anticipación en un momento conveniente para cada participante, a fin de que la parte “en vivo” de la reunión sea más eficiente. Para ello, basta con grabar un breve vídeo para aclarar el tema y las decisiones que se tomarán durante la sesión. “Esto llama la atención de los invitados”.
El envío de información anticipada a través de video o la colaboración con sistemas en línea como Google Docs es efectivo para una comunicación "asimétrica y brillante". que te dije aquí. Funciona precisamente cuando el personal tiene diferentes zonas horarias, o simplemente quiere estructurar su jornada laboral de manera diferente.
Otro sistema es crear "espacios mentales" sin reuniones. Espacios que obviamente también se convierten en tiempos: la empresa de Szafranski ha establecido que no habrá reuniones los miércoles, para que sus 300 empleados (en 13 países) puedan recuperar el aliento. La idea es "presionar fuerte" durante un par de días (lunes y martes), luego reconstruir su energía mental y recopilar pensamientos entre semana en este descanso, luego discutir estos temas "en vivo".
¿Cuánto tiempo tardará?
Un poquito. Poco. Los 15 minutos anteriores son una indicación seria. Un estudio de Microsoft en ondas cerebrales mostró que las reuniones de más de 30 minutos consecutivos tienen aumento del estrés en los participantes y la empresa redujo la duración predeterminada de las reuniones de Outlook en 2021.
También funciona para aquellos que ya están acostumbrados.
la empresa de software Zapier ha estado trabajando de forma remota desde su fundación en 2011. Ahora tiene una fuerza laboral de alrededor de 500 en 38 países. Los equipos individuales celebraron breves reuniones diarias en Zoom llamadas "standups", en las que cada persona actualizaba a sus colegas sobre lo que se hizo el último día, qué hacer al día siguiente y cualquier problema.
En 2020, sin embargo, con un publicar en su blog, Zapier explicó cómo sus standups se habían salido de control, a menudo contemplando temas que eran relevantes solo para unos pocos miembros e inútiles para todos los demás.
Es por eso que la empresa eliminó este tipo de reunión y la reemplazó con… texto. Comunicaciones de texto manejadas por un bot que usa el software Geekbot en la aplicación de mensajería Slack. El bot les pide a los miembros del equipo que informen sobre su trabajo y cualquier problema, y tarda aproximadamente un minuto en hacerlo.
Contra un tsunami de notificaciones necesitas organización... y emojis
La pregunta habrá surgido. ¿Confiar en las aplicaciones de mensajería significa lidiar con notificaciones interminables? No es seguro. Para evitar esto, organice los canales de Slack por tema y anime a las personas a usar emojis para reacciones rápidas. Si el hilo se vuelve demasiado largo y difícil de leer (si y solo si), entonces programe reuniones.
Sin embargo, incluso para reuniones recurrentes, la automatización puede ser útil. Zapier lo usa para crear la alineación de temas, enviarlos a los asistentes con anticipación para que los revisen y luego enviar invitaciones a reuniones. Otra forma de centrarte solo en la conversación y las ideas en los famosos 15 minutos de confrontación.
Cuando falta todo, incluso las reuniones en persona pueden mejorar
Roberto Chmielewski, CEO del sitio web de start-ups inmobiliarias ShareSpace, prefiere las reuniones en persona a las notas escritas. Una cuestión de calidad más que de eficacia: las personas, dice, expresan mejor las ideas y los talentos cuando están cara a cara. Bien. Entonces, ¿volvemos al problema de las reuniones interminables? Para nada.
El equipo de Chmielewski utiliza un proceso de tres pasos para asegurarse de que las reuniones sean cortas y eficientes. Primera fase, los organizadores definen un propósito claro. Segunda fase, establecer una agenda y formatear los temas no por temas, sino con preguntas, que son más precisas y apuntan a una respuesta. Tercera etapa, por supuesto, reuniones contingentes. Pero ojo, añade Chmielewski: los 15 minutos son solo un resultado, no el objetivo general.
